企业邮箱 | 新升内网 | 下载中心 | ENGLISH

搜索

© Copyright 2018 新升实业 ICP:鲁ICP备15002912号

                      

内网信息

新升发65号关于印发《合同管理办法》的通知

【摘要】:
公司各单位、机关各部室:为进一步规范公司合同审核、签订工作,全面加强合同管理,根据淄博矿业集团有限责任公司印发的《合同管理办法》(淄矿集团公司法规发[2013]100号)相关要求结合公司实际,制定山东新升实业发展有限责任公司《合同管理办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。 

公司各单位、机关各部室:

为进一步规范公司合同审核、签订工作,全面加强合同管理,根据淄博矿业集团有限责任公司印发的《合同管理办法》(淄矿集团公司法规发[2013]100号)相关要求结合公司实际,制定山东新升实业发展有限责任公司《合同管理办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。

 

            山东新升实业发展有限责任公司

                           2019年8月13日

 

山东新升实业发展有限责任公司

合同管理办法

 

目 录

第一章 总  则

第二章 合同管理组织体系和职责

第三章 合同的审批权限

第四章 合同的审批程序

第五章 合同的签订

第六章 合同的履行、变更、解除和纠纷处理

第七章 合同专用章管理与用印程序

第八章 合同台账、档案及信息管理

第九章 考核与奖惩

第十章 附  则

 

 

 

 

 

 

 

 

 

第一章 总  则

第一条为加强合同管理,明确权责,防范与控制合同法律风险,保障生产经营活动的顺利进行,维护企业合法权益,实现合同管理的规范化、标准化、信息化,根据《中华人民共和国合同法》和淄矿集团公司《合同管理办法》的有关规定,结合实际,制定本办法。

第二条本办法所称“合同”,是指除劳动合同外,平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议,包括日常经营管理合同和重大合同。日常经营管理合同包括但不限于买卖、委托、技术、运输、仓储、工程建设、一般租赁、水电气供应等合同;重大合同包括但不限于合资、合作、联营、合营、并购、重组、理财、融资、担保、捐赠、对外投资、股权(产权)转让、土地房屋租赁(转让)、涉外等重大经济事项涉及的合同。

第三条本办法中所属实体单位是指公司各实体单位。

第四条合同管理是指对合同起草、审批、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、立卷归档等各个环节所实施的全过程管理。

第五条合同应以法人或法人分支机构的名义签订。

公司及所属实体单位的部门不得以部门的名义对外签订任何合同或协议。

第六条签订合同坚持平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用原则。

第七条 公司以及所属实体单位在签订设备物资采购、工程外包、社会化服务等合同之前,应先与对方当事人签订《廉洁合同》,明确各方廉洁从业的权利和义务。《廉洁合同》经公司公司审核后,当事人单位盖章,参与合同订立、履行的工作人员签名。

 

第二章 合同管理组织体系和职责

第八条公司对合同实行归口管理审查,逐级负责,综合职能管理与专业管理相结合的原则。

合同风险责任追究遵循“谁承办、谁负责,谁审查、谁负责,谁签订、谁负责,谁批准、谁负责”的原则。

第九条公司纪监审计部及各所属实体单位承担法律事务职能的部门为合同主管部门,其主要职责是:

(一)贯彻执行有关法律、法规,建立健全并组织落实合同管理制度;

(二)指导并参与重大合同的起草、审查、签订及纠纷的处理,负责审查合同主体资格资质以及合同条款的合法性、完备性、规范性;

(三)负责合同档案、报表、信息管理;

(四)负责合同管理人员的培训,不断提高合同管理人员的业务技能及综合素质;

(五)负责开展“守合同、重信用”企业的申报和年检;

(六)负责合同专用章的管理;

(七)接受上级合同主管部门的指导、监督、检查、考核,对所属实体单位的合同管理进行指导、监督、检查、考核,根据考核结果提出奖惩意见;

(八)为合同承办部门提供法律咨询和帮助;

(九)其他合同管理相关工作。

第十条合同承办部门应指定合同管理联络员,负责本部门合同档案资料的收集、保管及信息统计等日常工作。

第十一条合同审查部门依据本部门职责和本办法规定,负责对本部门业务范围所涉及相关合同条款的合法合规性、真实可靠性、可行性、安全性、专业性进行审查,并对提出的审查意见负责。

 

第三章 合同的审批权限

第十二条公司及所属单位应按本章确定的审批权限审批合同。

第十三条 公司所属各法人单位,下列合同经总经理审核后,

报请董事长批准后签订:

(一)标的额在10万元(含本数)以上300万元(不含本数)以下的非生产经营性合同和标的额在100万元(含本数)以上3000万元(不含本数)以下的生产经营性合同;

(二)标的额在30万元(含本数)以上的技术合同;

(三)履行期限为三年以上的长期合同;

(四)合资、合作、联营、合营、并购、重组、理财、融资、担保、捐赠、对外投资、股权(产权)转让、土地房屋租赁(转让)、压煤村庄搬迁、土地复垦治理、涉外等重大合同。

(五)应当报批的其他合同。

第十四条 除公司所属法人单位外的,所有单位及机关部室

签订的合同均需报公司审批后签订。

第十五条严禁任何单位或个人私自以标的分拆的方式规避本办法。

第四章 合同的审批程序

第十六条合同应由承办部门依次提交本部门负责人、审查会签部门、合同主管部门、法律顾问、分管领导、财务总监、公司总经理、董事长,履行合同审批程序。

第十七条合同审查部门依据本部门职责及本办法规定对合同进行认真审查,并签署具体的、确定性的审查意见,必要时可单附审查意见。合同审查部门负责人应在《合同审批单》上签字并签署日期。

第十八条合同审查会签按以下规定办理:

(一)捐赠合同及包含标的额(价款支付或收取)的合同,由经营管理部进行审查会签;

(二)合同内容涉及成立合资合作公司及其法人治理结构组成的,由人力资源部进行审查会签;

(三)合同内容涉及合资、合作、联营、并购、重组、对外投资、股权(产权)转让的,由经营管理部和相关业务部门等部门进行审查会签;

(四)合同内容涉及融资、担保、理财等,由经营管理部进行审查会签;

(五)合同内容涉及比价采购等以及技术条款的,由生产管理部进行审查会签;

(六)合同内容涉及工程建设、技术条款的,由生产管理部、土建部门和相关业务部门进行审查会签;

(七)合同内容涉及信息化建设的,由信息中心、生产管理部进行审查会签;

(八)合同内容涉及技术开发、转让、咨询、服务的,由生产管理部、经营管理部进行审查会签;

(九)合同项目按规定需要招投标的,由生产管理部、经营管理部进行审查会签;

(十)合同内容涉及其他业务的,由相关职能部门对所涉及的相关条款进行审查会签。

第十九条合同审查会签后,合同承办部门应将下列资料提交合同主管部门进行审查:

(一)合同立项相关文件资料,包括决策文件、市场调查等背景资料,其中通过招投标形成的合同文本,应提供招投标有关资料;

(二)合同草案及所附明细、清单、附件。合同草案主要条款内容必须确定,以外文起草的合同应同时附中文文本;

(三)《廉洁合同》;

(四)合同相对方主体资质文件的原件扫描件及《合同相对方资信调查表》;

(五)代理签订合同的,应出具真实、有效的法定代表人(或负责人)身份证明书、授权委托书、代理人身份证明;

(六)合同主管部门认为应当提供的其他资料。

第二十条合同主管部门对合同条款及程序的合法性、完备性、规范性进行审查。审查内容主要包括:

(一)合同缔约方主体资格、资质的合法性;

(二)合同标的的合法性;

(三)合同条款的合法性、完备性、规范性;

(四)合同存在的法律风险及防范措施;

(五)与合同业务有关的其他法律问题。

审查不合格的,合同主管部门应提出具体修改意见建议,合同承办部门应进行修改或补充;审查合格的,由合同承办部门按第三章规定的审批权限呈批。

合资、合作、联营、并购、重组、对外投资、股权转让等重大合同可聘请律师事务所审查并出具法律意见书。

第二十一条合同承办部门应按照合同审查部门提出的审查意见对合同修改完善,并与合同相对方沟通达成一致;对未予采纳的意见,应在《合同审批单》中注明原因,由批准合同的领导确认。

第二十二条合同审批程序完成后,未经合同主管部门同意,任何单位、部门、个人不得就合同内容进行涂改或修改。

第二十三条合同主管部门在承办部门提交资料齐全、合同内容基本完备的情况下,自受理之日起2个工作日内完成合同审查。

 

第五章 合同的签订

第二十四条公司及所属实体单位对外发生经济业务,除即时清结的以外,均应签订书面合同,且必须履行合同审批程序。

任何单位、部门、个人不得未经审批签订合同或未签合同先行履行。

第二十五条 合同文本必备条款包括标的(规格、型号、数量或具体事项)、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。

与安全生产密切相关或技术性较强的合同项目,应约定安全技术措施或签订技术协议,作为合同附件,并明确合同附件与合同具有同等法律效力。

第二十六条合同项目需要调研的,由合同承办部门组织对合同项目的技术、质量、价格、市场、潜在的合同相对方及其主体资格、资信等情况进行调研,提出意见建议,呈报领导批示。

第二十七条 合同项目按规定需要招标的,由合同承办部门会同承担招标管理职能的部门组织招标。招标文件中的合同文本或主要条款需经合同主管部门审查确认。

第二十八条合同内容涉及工程、技术、信息化建设等专业性较强的,合同承办部门应事先与工程、技术、信息等专业部门进行沟通,或会同工程、技术、信息等专业部门与合同相对方进行谈判。

第二十九条涉及价款支付的合同,应提前落实资金来源。列入公司或所属实体单位财务预算的,以该预算为资金来源;未列入财务预算但生产经营急需的,合同承办部门应与财务部门沟通后,呈报公司同意,落实资金来源。

第三十条合同承办部门应按照同价比质、同质比价、择优选择的原则,通过谈判或招投标、竞价等方式确定合同价格或价款,并对合同价格或价款的真实性、合法性负责。

第三十一条合同签订前,合同承办部门应对合同相对方的主体资格、资信情况进行调研,填写《合同相对方资信调查表》。

(一)具有经年检合格的营业执照及其他真实有效的权利能力证明文件。经营范围能够充分满足合同项目的需要,涉及专营许可的,具备相应的许可证明文件;涉及资质要求的,具备相应的资质(等级)证书;

(二)具有支付、生产或运输等相应的履约能力,必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计(审计)事务所出具的资信证明、审计报告、验资报告等相关文件;

(三)需要担保的,应审核担保人的担保能力和担保资格;

(四)对外合资、合作、联营、并购、投融资等重大经济事项涉及的合同,在合同签订前应进行尽职调查,形成尽职调查报告。

对不符合前款规定的合同相对方,原则上不得与其签订合同。如果必须与其签订合同时,应由其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式做出的担保,其保证人必须是具有代偿能力的独立法人;以财产担保的,该财产应当是无任何瑕疵的合法财产并依法办理担保登记手续。

对年度内多次发生同类型业务往来的合同相对方,如主体资信情况及标的物情况未发生重大变化的,可一次审查填写《合同相对方资信调查表》,年内多次使用;主体资质证明文件在政府部门颁发、年检有效期内的,可一次审查,多次复印使用。

第三十二条公司及所属实体法人单位的法定代表人,可代表本单位签订合同。

代理人签订合同,不得超越委托单位的法定经营范围和委托权限、期限。

第三十三条 合同通过审批后,合同承办部门将正式合同文本送综合办公室登记编号后送合同主管部门加盖印章。合同主管部门应对合同文本、《廉洁合同》、《合同审批单》及相关资料进行核实,符合条件的方可用印。

第三十四条合同承办部门应督促合同相对方签署合同文本,确保合同相对方签署规范、有效。

第三十五条合同当事人均签署并加盖印章后,合同承办部门应将合同文本、《廉洁合同》、《授权委托书》、《合同审批单》及合同审批所附资料(各壹份)5日内送交合同主管部门存档。

 

第六章 合同的履行、变更、解除和纠纷处理

第三十六条合同经签字、盖章且约定的生效条件成立时,方可全面实际履行。合同生效之前,不得实际履行。

第三十七条合同承办部门是合同全面履行的第一责任者,在合同生效后按照合同约定组织履行,掌握合同相对方实际履约进展,对合同履行中出现的各种问题,及时获取证据、协调处理,并向合同主管部门、分管领导通报。

第三十八条 如合同约定有本单位付款事项,合同承办部门应向财务部门提供合同、《合同审批单》和合同支付节点证明,办理付款事项。未提供合同和《合同审批单》的,财务部门不得付款。

如合同约定本单位有收款事项,合同承办部门应及时向合同相对方催付款项,款项由本单位财务规定账户统一收取。任何单位、部门、个人不得在单位财务规定账户之外收取款项。

第三十九条合同履行期间,本单位因实际情况需要变更或解除合同的,合同承办部门应向合同批准人汇报,在与合同主管部门等沟通情况后,以书面形式通知合同相对方,说明变更或解除合同的原因和要求对方答复的期限。

合同相对方要求变更、解除合同或提出履行异议的,合同承办部门应及时与合同主管部门沟通情况、请示合同批准人后,在法定或约定的期限内书面答复对方。如果必须变更或解除,应与对方达成变更或解除合同的书面协议草案,确定索赔条件,并按合同审批的相关规定办理。

第四十条变更或解除合同的,由原合同承办部门填写《合同变更、解除报告单》,同时提交合同结算单或结算凭证、阶段性验收单或验收证明以及合同主管部门要求提交的其他材料,按照原合同签订审批程序及权限处理。遇有特殊情况需即时变更或解除的,经原合同批准人书面同意的除外。

第四十一条有担保条款的合同变更或解除,应征得原担保方的同意,并在变更或解除协议上加盖担保方的公章或者合同专用章。

需经有关行政部门批准的合同变更或解除,应报原批准部门批准。

涉外合同的变更或解除,法律有特殊规定的应按规定办理。

第四十二条合同履行完毕,合同承办部门应及时填写《合同履行完毕报告单》,送交合同主管部门。

第四十三条 出现合同纠纷,可能产生重大纠纷或可能造成本单位重大损失时,合同承办部门必须立即向合同主管部门、分管领导及合同批准人报告,并积极采取措施,防止造成损失或扩大损失,同时收集整理处理合同争议的文件和证据资料。

第四十四条合同承办部门负责合同纠纷的处理,合同主管部门等配合。

公司所属实体单位之间发生的合同纠纷由公司协调解决。

 

  第七章 合同专用章管理与用印程序

    第四十五条公司及所属实体单位签订的日常经营管理合同,一律加盖合同专用章。

公司及所属实体单位签订的重大合同,包括但不限于合资、合作、联营、合营、并购、重组、理财、融资、担保、捐赠、对外投资、股权(产权)转让、土地房屋租赁(转让)、采煤塌陷补偿、压煤村庄搬迁、土地复垦治理、涉外等,加盖单位公章。

第四十六条公司及所属实体单位各刻制一枚合同专用章,由合同主管部门归口管理。

第四十七条合同专用章管理部门的职责:

(一)妥善保管合同专用章,不得遗失、毁损或擅自交与他人;

(二)严格按规定使用合同专用章,除在合同签章处盖章外,还应加盖合同骑缝章;

(三)建立用印台账,严格使用登记,并对相应合同及文件资料存档;

(四)不得擅自将合同专用章携带外出签订合同,也不得在空白合同书上加盖合同专用章,特殊情况经单位法定代表人或负责人批准的除外;

(五)如发生合同专用章被盗或遗失,须立即上报公司并登报声明作废。

第四十八条 合同承办部门办理盖章手续时须向合同专用章管理部门提供以下资料:

(一)《合同审批单》,并加盖承办部门印章;

(二)合同文本及所附明细、清单、附件;

(三)《廉洁合同》;

(四)对方合同主体资质文件、《授权委托书》、身份证明等其它应提供的资料。

 

第八章 合同台账、档案及信息管理

第四十九条公司及所属实体单位签订的合同,由各自的合同主管部门统计、编号、登记台账。

第五十 合同承办部门应及时收集、整理与合同有关的资料,按要求提报合同主管部门;合同主管部门按照“一合同,一档案,一编号”的原则建立合同档案。

合同档案主要应有以下材料:

(一)合同正式文本及附件;

(二)《廉洁合同》;

(三)立项文件、资料;

(四)《合同审批单》;

(五)与合同签署有关的基础、背景资料,包括但不限于项目审批文件、尽职调查报告、法律意见书等;

(六)合同相对方资信证明材料,其中资质文件复印件应加盖相对方单位公章;

(七)各方法定代表人证明、《授权委托书》、代理人证明;

(八)合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等;

(九)或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等;

(十)或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等;

(十一)《合同履行完毕报告单》;

(十二)其它应当存档的相关资料。

第五十一条合同主管部门保存本年度及尚未履行完毕的合同档案资料,已履行完毕的合同档案资料每年定期交档案管理部门保存。

第五十二条合同档案的使用,按公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。

合同原件应谨慎保管,原则上不得外借,在履行相关手续后可以现场借阅或复印。

根据法律规定或有关监管机构强制性要求,需要提供原件的,在履行相关审批手续后可以外借。

第五十三条建立合同信息报送制度。公司所属各单位应当将本单位当月签订的合同进行统计,于次月十日前将书面和电子统计报表报公司合同主管部门。

 

    第九章  考核与奖惩

    第五十四条公司及所属实体单位应当严格遵守本办法,有效订立、履行合同,切实维护企业利益。

第五十五条合同主管部门、承办部门、审查部门相关人员违反规定、故意或重大过失造成单位较大损失的,视情节轻重,追究责任人的经济或行政责任;触犯刑法的,由司法机关追究刑事责任。

第十章  附  则

第五十六条公司所属实体单位依据本办法,结合本单位实际,制定或完善合同管理制度,报综合办公室备案。

第五十七条 本办法由综合办公室负责解释。

本办法自印发之日起执行。

第五十八条本办法附件:

(一)《山东新升实业发展有限责任公司合同相对方资信调查表》

(二)《山东新升实业发展有限责任公司合同变更、解除报告单》

(三)《山东新升实业发展有限责任公司合同履行完毕报告单》

(四)《山东新升实业发展有限责任公司合同签订统计报表》

(五)《廉洁合同》

注:除公司所属独立核算单位外,其他各单位、部室无论办理的的合同签章是合同章还是公司公章,均需到公司综合办公室存档备案。

 

附件:1、合同相对方资信调查表

2、合同变更、解除报告单

3、合同履行完毕报告单

4、合同签订统计报表

5、廉洁合同

6、新升公司合同协议审批盖章单

相关附件