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关于对非生产性支出审核的具体规定

关于对非生产性支出审核的具体规定

【摘要】:
山东新升实业发展有限责任公司关于对非生产性支出审核的具体规定 公司各单位、机关各部室:为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,结合集团公司下发的《工作餐和公务接待管理规定》(淄矿发[2015]52号),《接待管理工作补充规定》(淄矿发[2017]33号),《关于规范企业负责人职务消费管理的意见》(淄矿企发[2014]25号),进一步提升财务审核质量,现审核报销规定如下:

公司各单位、机关各部室:

    为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,合理控制费用支出,结合集团公司下发的《工作餐和公务接待管理规定》(淄矿发[201552号),《接待管理工作补充规定》(淄矿发[201733号),《关于规范企业负责人职务消费管理的意见》(淄矿企发[201425号),进一步提升财务审核质量,现审核报销规定如下:

    一、备用金

    严格备用金管理,规范备用金核算范围,备用金范围:采购员零星、应急采购商品单笔金额不得超过1000元。个人因公出差零星备用、经常性的零星开支备用,借用备用金时,应本着“前账不清,后账不借原则”,单笔借款不得超过5000元。借款单要注明借款事由、借款金额,大、小写必须完全一致不得涂改,并按流程办理审批手续,经财务人员审核无误后方可办理付款手续。借款人员使用单据冲销借款时,单据业务内容必须与借款事由一致。

    二、 差旅费报销

  (一)出差单据审核。严格控制差旅费支出,各单位及部门负责人、相关业务人员应本着高效、节约的原则,按《淄矿集团差旅费管理规定》标准执行,出差前必须以书面形式填写《出差申请表》(附件),列明出差目的、时间、地点、出行方式。出差人员凭审批后的《出差申请表》,在出差返回5个工作日内办理报销事宜,根据差旅费标准填写《差旅费报销单》,差旅费报销内容包括出差外地的交通费、住宿费以及出差补贴,按照规定标准凭票报销,超出标准部分不予报销。需要乘坐飞机的要事前书面报新升公司董事长签批,同意后方可乘坐。

  (二)费用标准的审核

    1.住宿费标准执行集团公司差旅费规定标准报销,省内出发补助20/天,省外补助30/天,济南10/天,集团内、章丘市出差没有补助。

    2.住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额小于住宿标准金额,据实报销;超出住宿标准部分由员工自行承担。科级及科级以下人员200/天,总经理可住商务单间,副处级及副处级以上人员300/天。具体报销规定依据《淄矿集团企业负责人职务消费管理暂行办法执行。

    3.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准,1200以后出发(或1200以前到达)以半天计,1200以前出发(或1200以后到达)以一天计。

     4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时按出差地报销标准的20%扣减出差人的伙食补助。

    5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关 费用,提供餐饮的不予报销伙食补助。

    6.原则上不允许乘坐出租车,确因交通不便需要乘坐,必须在乘坐前电话请示,返程后附情况说明,经财务人员对原始单据的完整性、合规性审核后方可报销。

    三、办公费、低值易耗品等报销规定

  (一)为了合理控制费用支出,此类费用由各单位办公室统一管理、集中购置,并指定专人负责。

  (二)具体规定:各单位实际购置办公用品时应填写购置申请报告,经公司负责人审批后执行采购。报销时必须具备:单位负责人签批的购置报告、正规、合法、真实的采购发票,票面记载信息完整,有物资名称、价格和数量,(采购价格与市场价不符合不予报销),填制报销单据时制单、领款、验收必须符合内部牵制制度。计算机、订书机、电脑配件等非损耗性办公用品,如有故障或损坏,应以旧换新,办公室应建立备查账管理。如遗失,由个人赔偿。

    四、招待费、培训费、会议费报销规定

  (一)招待费:严格执行《接待管理工作补充规定》(淄矿发[201733号)的通知要求,为了规范招待费的支出,原则上不准外出安排业务招待,一律在新升公司内部招待,大额招待费应事前征得单位负责人的同意。

    1.严格审核:就餐发票必须符合以下规定:定额发票印章清晰可辨,印章不清的不予报销;单次报销必须为同一单位提供的发票,发票归属地与费用实际发生地必须一致。

    2.必须据实一次一结账,报销凭证包括公函、接待清单、消费明细,单据不全或不符合规定不予报销。对于无公函的商务活动,要把电话记录或者接待方案作为报销凭证。

    3.业务招待费发票原则上要求索要机打发票、严控定额发票报销。

    4.对报销原始单据不全、审核不严予以报销的费用,一经查实由该单据审核人员、经办人员全额交回。

    5.各单位、部门凡自20174月份报销的业务招待费、未按照要求报销的招待费,请及时整改财务记账凭证,对以上附件作为财务入账附件,单独装订、编号归档。凡自201811号始,所有报销招待费的原始附件都要作为财务记账凭证的原始附件(包括电话记录、公函、用餐明细、就餐发票等)。

  (二) 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源部。人力资源部根据实际需要编制培训计划报董事长签批。

培训费:是指各类进修、学习、培训发生的培训费,以及内外聘教师兼课薪酬。员工教育培训按照集团公司规定报销。业务性培训费报销时,要求有培训单位开具的发票,培训费通知;资料费报销时要有合法有效票据、资料明细单,验收人签字证明,重要的资料要由报销的科室负责人,定期缴存档案室。

  (三)会议费:会议费报销时,必须提供会议书面通知,单位领导签字批准的会议批示,会务费发票。

  五、专项支出费用

   (一)广告费报销:此类费用一般金额较大,由主管部门负责人根据实际需要向单位负责人提交请示报告(含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等),经总经理审批。广告费报销时,必须提供合同及合同评审单、增值税发票,质量验收确认单。

   (二)修理费:设备修理费报销时必须提供增值税发票、修理配件明细单,大额维修费用报销时,需提供单位负责人签批的专项报告。房屋、土建等维修支出,有关建筑施工合同、工程验收报告、工程类决算书、中介机构审计报告书、发票都要作为会计记账凭证,缺一不可。

   (三)环评费、清洁生产费、咨询费:报销时,需提交合法有效的发票、合同、验收结果、招标书。

    (四)燃油费:公务用车原则上实行定点加油、定点维修制度,由综合办公室定期结算。每次车辆公派结束后,驾驶人员需按实际情况填写派车单、注明本次实际行驶里程。各单位、部门报销非生产燃油费、车辆保养费、维修费、停车费、过路过桥等费用,必须提供办公室派车单、行驶里程等记录。

  (五)各单位、部门支付的工资凭证,原始附件必须齐全,工资汇总分析表、工资发放明细单缺一不可。工资明细表及汇总表亦由部门负责人审核

 (六)废旧物资:处理废旧物资必须完善手续,履行法定程序,比价单、过磅单、销售废旧物资发票、销售部门开具的发票开具通知单、制表三人签章、销售合同、上级批示都要作为原始凭证记入会计记账凭证。

    对于报销单据上的经办人、验收人、部门主管、单位负责人同属一人的不符合内部牵制制度的报销单据,财务人员有权拒绝审核支付。

 

   附件:出差申请单

 

                                           山东新升实业发展有限责任公司

                                      201883

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